Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y losinventarios en tránsito.La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa. Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.Por medio del siguiente trabajo se darán a conocer algunos conceptos básicos de todo lo relacionado a los Inventarios en una empresa, métodos, sistema y control.
TIPOS DE INVENTARIOS
Para poder mencionar los diferentes tipos de inventarios es necesario tener bien claro lo que son los inventarios. El inventario es por lo general, el activo mayor en los balances de una empresa a si también los gastos por inventarios, llamados costos de mercancías vendidas, son usualmente los gastos mayores en el estado de resultado. A aquellas empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la que da origen a todas las restantes operacione, necesitan de una constante información resumida y analizadas sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de unas series de cuentas principales y auxiliares relacionadas con estos controles. Entre las cuentas podemos mencionar las siguientes:
· Inventarios (inicial)
· Compras
· Devoluciones en compras
· Gastos de compras
· Ventas
· Devoluciones en ventas
· Mercancías en transito
· Mercancías en consignación
· Inventarios (final)
Ahora bien los inventarios tienen como funciones el añadir una flexibilidad de operación que de otra manera no existiría. En lo que es fabricación, los inventarios de producto en proceso son una necesidad absoluta, a menos que cada parte individual se lleve de maquina en maquina y que estas se preparen para producir una sola parte. Es por eso que los inventarios tienen como funciones la eliminación de irregularidades en la oferta, la compra o producción en lotes o tandas, permitir a la organización manejar materiales perecederos y el almacenamiento de mano de obra
TIPOS DE INVENTARIOS
Inventario perpetuo: es el que se lleva en continuo acuerdo con las exigencias en el almacén. Por medio de un registro detallado que puede servir también como auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las catidades física. Lo registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestrales o provisionales. También este tipo de inventario ofrece un alto grado de control, por que los registros de inventarios están siempre actualizados.
Inventarios intermitentes: este inventario se puede efectuar varias veces al año. Se recurre a el, por razones diversas no se pueden introducir en la contabilidad del inventario contable permanente al que se trata de cumplir en parte.
Inventario final: es te inventario se realiza al termino del ejercicio económico, generalmente al finalizar el periodo y puede ser utilizado par determinar un nueva situación patrimonial en ese sentido, después de efectuadas las operaciones mercantiles de dichos periodos.
Inventario inicial: es el que se realiza al dar comienzos de las operaciones.
Inventario físico: es el inventario real. Es contar, pesar, o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes. Que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valoradas de las exigencias.
Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente poseído. La realización de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal. Es por ello que la preparación de la realización del inventario físico consta de cuatros fases las cuales son:
· Manejo de inventarios (preparativos)
· Identificación
· Instrucción
· Adiestramiento
Inventario mixto: es de una clase de mercancías cuyas partidas no se identifican o no pueden identificarse con un lote en particular
Inventarios de productos terminados: este tipo de inventario es para todas las mercancías que un fabricante es producido para vender a su cliente.
Inventario en transito: es utilizada con el fin de sostener las operaciones para sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a las compañías con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existe por que un material debe moverse de un lugar a otro, mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una función útil para las plantas y los clientes, existen exclusivamente por el tiempo de transporte.
Inventario de materia prima: en el se representan existencias de los insumos básicos de los materiales que habrá de incorporarse al proceso de fabricación de una compañía
Inventarios en procesos: son existencias que se tienen a medida que se añade mano de obra, otros materiales y de mas costos indirectos a la materia prima bruta, la que se llegara a conformar ya sea un sub.-ensamble o componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso de fabricación, ha de ser inventarios en procesos.
Inventarios en consignación: es aquella mercadería que se entrega par ser vendida pero el titulo de propiedad lo conserva el vendedor.
Inventario máximo: debido al enfoque de control de masas empleados, existe el riesgo que el control de inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artículos. Por lo tanto se establece un control de inventario máximo. Se mide en meses de demanda pronosticada.
Inventario mínimo: es la cantidad mínima del inventario a ser mantenida en el almacén
Inventario disponible: es a aquel que se encuentran disponibles para la producción o venta.
Inventario en línea: es aquel que aguarda a ser procesado en la línea de producción.
Inventario agregado: se aplica cuando al administrar las exigencias del único artículo representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo en la administración del inventario, los artículos se agrupan ya sea en familia u otros tipos de clasificación de materiales de acuerdo a su importancia económica,
Inventario en cuarentena: es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes de disponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo, generalmente comestible u otros.
Inventario de previsión: se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura permanente definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsión se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo.
Inventario de seguridad: son aquello que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Los inventarios de seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre de la actuación de proveedores debido a factores con el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de la mala calidad no podrán ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda
.
Inventario de anticipación: son los que se establecen con anticipación a los periodos de mayor demanda, a programas de producción comercial o a un periodo de sierre de la planta. Básicamente los inventarios de anticipación almacenan horas-trabajos y horas-maquinas para futuras necesidades y limitan los cambios en la tasas de producción.
Inventarios de lote o de tamaño de lote: estos son en tamaño que se piden en tamaño de lote por que es más económico hacerlo así que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda.
Inventario estaciónales: los inventarios utilizados con este fin se diseñan para cumplir más económicamente la demanda estacional variando los niveles de producción para satisface fluctuaciones en la demanda. También estos inventarios son utilizados para suavizar el nivel de producción de las operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse frecuentemente.
Inventarios intermitentes: es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final del periodo contable.
Inventarios permanentes: es un método seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los stocks.
Inventarios clínicos: son inventarios para apoyar la decisión de los inventarios; algunas de ellas se consideran aceptables solamente en circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicación general.
Ahora bien después de conocer los diferentes tipos de inventarios que existen podemos clasificarlos de la siguiente manera:
miércoles, 25 de junio de 2008
MANEJO DE INVENTARIOS
1. Lo ideal en inventarios es trabajar un esquema combinado, pero con el apoyo del sistema informático como eje. El método combinado propone el permanente contraste y verificación de la información que arroja el sistema informático con la realidad física de las cantidades. Nos permite detectar posibles pérdidas por diversos factores como robos, títulos mal ubicados en sección, faltantes por cambios o devolución, etc. El control de los inventarios es el corazón de las actividades de la librería debido a que integra todos los movimientos y transacciones que tienen relación con ventas, ingresos, devoluciones, muestreos, etc., realizados cotidianamente en la librería.
2. La aplicación de inventario debe ser diseñada con el objetivo de mantener actualizada en tiempo real toda la información de los productos de la librería. Así mismo usted deberá tener la capacidad de llevar un control total de dichos productos en lo referente a:
• Cantidad• Costos • Títulos • Facturas• Remisiones • Entradas• Salidas • Compras• Ventas • Proveedores
3. Un buen programa informático para el módulo de inventarios debe brindarle al menos las siguientes ventajas:• Satisfacer los requerimientos de control de inventarios, en sus diferentes modalidades de tenencia y el manejo de un amplio número de proveedores comerciales y de distribución. • Aumentar la rotación de los libros y artículos en venta ofreciendo un amplio conjunto de funciones para el control y administración de los movimientos de la librería.• Aumentar la capacidad de la librería para brindar un mejor servicio a sus clientes atendiendo a satisfacción sus necesidades de consulta y adquisición en el momento en que lo requieran. • Facilitarle la realización y toma de inventarios físicos a través de la clasificación y agrupación por áreas, proveedores, editoriales, condiciones de tenencia, vencimientos de consignaciones a término acordado, vencimiento de facturas con derecho a devolución, etc. • Brindarle un apoyo continuo en la toma de decisiones alrededor de compras, marcación de catálogos para consignación, estados de cuenta con proveedores, cortes de consignación, ventas por períodos actualizados al día, etc.• Agilizar todos los procesos, permitiendo manejar rápidamente la información de la librería y facilitando la toma de decisiones respecto a compras, reposiciones saldos. También agilizando los procesos de manejo diario y ordenado de la librería.
4. Recuerde que los requisitos mínimos que debe cumplir un buen software de manejo de inventarios son:
• Permitir el registro individual del libro y su movimiento dentro de la librería: ventas, entradas, salidas por otras causas, cambios, etc
. • Determinar las diferentes operaciones que desea realizar el librero. El librero debe definir las transacciones que desee que el sistema soporte. Informes, remisiones, notas crédito, débito, etc. • Definir los niveles de acceso al sistema quedando registrado qué persona o empleado realizó la operación.
• Permitir la consulta e impresión de transacciones históricas de la librería. Debe permitirse ver por fechas, por reportes de ventas, de pagos, de devoluciones, de movimientos varios, por editorial y proveedor. Optimizar tiempo en la impresión de reportes del módulo. Debe brindar reportes de existencias, valoración y rotación del inventario. Y un reporte detallado de transacciones por título o artículo.
• Permitir el congelamiento de existencias en inventario para realizar tomas físicas y diferir su registro y aplicación al sistema en una fecha posterior.
• Generar asientos contables configurados por la empresa.
• Realizar el mantenimiento de datos y condiciones de la compra así como el seguimiento por muestreo de las diversas facturas o documentos de remisión
.• Generar la impresión de transacciones al aplicar documentos de carga o descarga al inventario.
• Permitir la generación detallada y actualizada de informes para apoyar la toma física de inventarios. Edición de listados por proveedor, editorial, condiciones de tenencia, etc. Igualmente debe facilitar la consulta del inventario del período anterior o base.
• Efectuar el control general y detallado de las existencias en bodegas, así como las existencias mínima, máxima y punto de reposición o refuerzo en cualquier momento.
• Realizar un despliegue actualizado de las existencias en inventario, de modo que el usuario pueda conocer lo que realmente está disponible en el almacén, en la bodega y su localización en los mismos.
• Efectuar la integración de todas las transacciones de inventario con la contabilidad de la librería: ingresos, salidas, devoluciones, notas crédito, notas débito, etc.
• En el momento en que se requiera, generar una amplia variedad de reportes para el control de los movimientos del inventario. Estos reportes permiten obtener información oportuna sobre todos los aspectos que afectan las existencias de los títulos en inventario. Entre ellos reportes tales como: existencias en inventario, sugerencias de reposición, muestreos de inventarios por proveedor y movimiento de títulos por períodos para determinar obsolescencia o baja, etc., entre otros.
5. El control de ingreso de libros y artículos para la venta que reciba la librería debe hacerse con el mayor cuidado desde su proceso inicial. De los parámetros bajo los que se efectúa este proceso dependerá el provecho y utilidad que podemos obtener de la interacción con los módulos administrativo y contable.
6. Los datos que usted ingrese en el sistema al entrar los libros van a ser la base de gran parte de la información que va a utilizar posteriormente para múltiples procesos. Procure no omitir ningún campo en el registro de:
• Fecha de ingreso y datos del proveedor
• Tipo de documento
• Datos del libro
• Datos de las revistas o publicaciones periódicas
• Modalidad de ingresoRevise con cuidado y atención que los campos de su sistema estén habilitados para su ingreso.Recomendamos el uso de etiquetas para la marcación de sus libros.
7. Registre siempre las salidas de los libros de su librería especificando su causa. Ventas, devoluciones varias, libros para examen, eventos, etc. Tenga presente siempre que de la exactitud y permanente cuidado del registro de sus movimientos en el sistema dependerá el uso que pueda obtener de éste los departamentos administrativo y contable de su librería.
8. Recuerde que la adecuada clasificación de los libros en la bodega y en la librería y el mantenimiento permanente del orden en las estanterías es la mejor preparación para sus inventarios.
9. Tenga presente que antes de realizar la toma de su inventario físico debe proceder a actualizar el sistema. No debe dejarse movimientos pendientes.
10. La cuidadosa organización física de los libros dependerá la agilidad en la toma física.
11 No olvide evaluar periódicamente los inventarios en consignación.
12. Sugerimos realizar inventarios de sus mercancías en firme, al menos dos veces al año. Esto le permitirá evaluar a tiempo si necesita saldar o promocionar su inversión.
13. No olvide que para que el ejercicio de la evaluación del inventario y de la rotación de los libros sea provechoso, no debe perder de vista que el rendimiento financiero de su capital, además del control administrativo de la librería, reposa sobre las ventajas que obtenga en las condiciones de negociación.
14. El estatuto tributario de cada país en general exige que la utilización de un método de valuación de inventarios y determinación del costo de ventas sea consistente con el registro contable. Es decir, no pueden existir diferencias entre la declaración de renta y la contabilidad, provenientes del manejo de los inventarios. Consulte con su contador cual es el método más apropiado para su caso.
15. No olvide corregir los errores que haya determinado en el cotejo de sus inventarios. Las diferencias no justificadas que encuentre tras el análisis de su inventario deben ser exhaustivamente revisadas a fin de subsanar sus causas
.
16. Efectué los análisis de la rotación de los libros periódicamente. Estos nos permiten medir:
• Cómo van las ventas.
• Qué aprovechamiento económico del espacio estamos haciendo.
• Cómo está el movimiento del inventario
• Si nuestra decisión de compras ha sido acertada
• Si estamos comprando de más, etc.
Tenga presente que para realizar un análisis provechoso de los índices de rotación del inventario debemos tener en cuenta:
• Los descuentos obtenidos.
• Los plazos de pago.
• El tipo de libro.
• El tipo de proveedor.
• Sección que queremos analizar.
2. La aplicación de inventario debe ser diseñada con el objetivo de mantener actualizada en tiempo real toda la información de los productos de la librería. Así mismo usted deberá tener la capacidad de llevar un control total de dichos productos en lo referente a:
• Cantidad• Costos • Títulos • Facturas• Remisiones • Entradas• Salidas • Compras• Ventas • Proveedores
3. Un buen programa informático para el módulo de inventarios debe brindarle al menos las siguientes ventajas:• Satisfacer los requerimientos de control de inventarios, en sus diferentes modalidades de tenencia y el manejo de un amplio número de proveedores comerciales y de distribución. • Aumentar la rotación de los libros y artículos en venta ofreciendo un amplio conjunto de funciones para el control y administración de los movimientos de la librería.• Aumentar la capacidad de la librería para brindar un mejor servicio a sus clientes atendiendo a satisfacción sus necesidades de consulta y adquisición en el momento en que lo requieran. • Facilitarle la realización y toma de inventarios físicos a través de la clasificación y agrupación por áreas, proveedores, editoriales, condiciones de tenencia, vencimientos de consignaciones a término acordado, vencimiento de facturas con derecho a devolución, etc. • Brindarle un apoyo continuo en la toma de decisiones alrededor de compras, marcación de catálogos para consignación, estados de cuenta con proveedores, cortes de consignación, ventas por períodos actualizados al día, etc.• Agilizar todos los procesos, permitiendo manejar rápidamente la información de la librería y facilitando la toma de decisiones respecto a compras, reposiciones saldos. También agilizando los procesos de manejo diario y ordenado de la librería.
4. Recuerde que los requisitos mínimos que debe cumplir un buen software de manejo de inventarios son:
• Permitir el registro individual del libro y su movimiento dentro de la librería: ventas, entradas, salidas por otras causas, cambios, etc
. • Determinar las diferentes operaciones que desea realizar el librero. El librero debe definir las transacciones que desee que el sistema soporte. Informes, remisiones, notas crédito, débito, etc. • Definir los niveles de acceso al sistema quedando registrado qué persona o empleado realizó la operación.
• Permitir la consulta e impresión de transacciones históricas de la librería. Debe permitirse ver por fechas, por reportes de ventas, de pagos, de devoluciones, de movimientos varios, por editorial y proveedor. Optimizar tiempo en la impresión de reportes del módulo. Debe brindar reportes de existencias, valoración y rotación del inventario. Y un reporte detallado de transacciones por título o artículo.
• Permitir el congelamiento de existencias en inventario para realizar tomas físicas y diferir su registro y aplicación al sistema en una fecha posterior.
• Generar asientos contables configurados por la empresa.
• Realizar el mantenimiento de datos y condiciones de la compra así como el seguimiento por muestreo de las diversas facturas o documentos de remisión
.• Generar la impresión de transacciones al aplicar documentos de carga o descarga al inventario.
• Permitir la generación detallada y actualizada de informes para apoyar la toma física de inventarios. Edición de listados por proveedor, editorial, condiciones de tenencia, etc. Igualmente debe facilitar la consulta del inventario del período anterior o base.
• Efectuar el control general y detallado de las existencias en bodegas, así como las existencias mínima, máxima y punto de reposición o refuerzo en cualquier momento.
• Realizar un despliegue actualizado de las existencias en inventario, de modo que el usuario pueda conocer lo que realmente está disponible en el almacén, en la bodega y su localización en los mismos.
• Efectuar la integración de todas las transacciones de inventario con la contabilidad de la librería: ingresos, salidas, devoluciones, notas crédito, notas débito, etc.
• En el momento en que se requiera, generar una amplia variedad de reportes para el control de los movimientos del inventario. Estos reportes permiten obtener información oportuna sobre todos los aspectos que afectan las existencias de los títulos en inventario. Entre ellos reportes tales como: existencias en inventario, sugerencias de reposición, muestreos de inventarios por proveedor y movimiento de títulos por períodos para determinar obsolescencia o baja, etc., entre otros.
5. El control de ingreso de libros y artículos para la venta que reciba la librería debe hacerse con el mayor cuidado desde su proceso inicial. De los parámetros bajo los que se efectúa este proceso dependerá el provecho y utilidad que podemos obtener de la interacción con los módulos administrativo y contable.
6. Los datos que usted ingrese en el sistema al entrar los libros van a ser la base de gran parte de la información que va a utilizar posteriormente para múltiples procesos. Procure no omitir ningún campo en el registro de:
• Fecha de ingreso y datos del proveedor
• Tipo de documento
• Datos del libro
• Datos de las revistas o publicaciones periódicas
• Modalidad de ingresoRevise con cuidado y atención que los campos de su sistema estén habilitados para su ingreso.Recomendamos el uso de etiquetas para la marcación de sus libros.
7. Registre siempre las salidas de los libros de su librería especificando su causa. Ventas, devoluciones varias, libros para examen, eventos, etc. Tenga presente siempre que de la exactitud y permanente cuidado del registro de sus movimientos en el sistema dependerá el uso que pueda obtener de éste los departamentos administrativo y contable de su librería.
8. Recuerde que la adecuada clasificación de los libros en la bodega y en la librería y el mantenimiento permanente del orden en las estanterías es la mejor preparación para sus inventarios.
9. Tenga presente que antes de realizar la toma de su inventario físico debe proceder a actualizar el sistema. No debe dejarse movimientos pendientes.
10. La cuidadosa organización física de los libros dependerá la agilidad en la toma física.
11 No olvide evaluar periódicamente los inventarios en consignación.
12. Sugerimos realizar inventarios de sus mercancías en firme, al menos dos veces al año. Esto le permitirá evaluar a tiempo si necesita saldar o promocionar su inversión.
13. No olvide que para que el ejercicio de la evaluación del inventario y de la rotación de los libros sea provechoso, no debe perder de vista que el rendimiento financiero de su capital, además del control administrativo de la librería, reposa sobre las ventajas que obtenga en las condiciones de negociación.
14. El estatuto tributario de cada país en general exige que la utilización de un método de valuación de inventarios y determinación del costo de ventas sea consistente con el registro contable. Es decir, no pueden existir diferencias entre la declaración de renta y la contabilidad, provenientes del manejo de los inventarios. Consulte con su contador cual es el método más apropiado para su caso.
15. No olvide corregir los errores que haya determinado en el cotejo de sus inventarios. Las diferencias no justificadas que encuentre tras el análisis de su inventario deben ser exhaustivamente revisadas a fin de subsanar sus causas
.
16. Efectué los análisis de la rotación de los libros periódicamente. Estos nos permiten medir:
• Cómo van las ventas.
• Qué aprovechamiento económico del espacio estamos haciendo.
• Cómo está el movimiento del inventario
• Si nuestra decisión de compras ha sido acertada
• Si estamos comprando de más, etc.
Tenga presente que para realizar un análisis provechoso de los índices de rotación del inventario debemos tener en cuenta:
• Los descuentos obtenidos.
• Los plazos de pago.
• El tipo de libro.
• El tipo de proveedor.
• Sección que queremos analizar.
MEDIDAS DE STOCKS
Para controlar adecuadamente los stocks, el gestor de los inventarios debe contar con una serie de medidas y ratios de control que reflejen de la manera mas completa posible la situación del activo circulante y, en su caso, de los recursos puestos a su disposición para esa gestión.
Las magnitudes objeto de medida las podemos agrupar en las siguientes categorías:
Existencias
Movimientos
Rotación
Cobertura
Y en su caso como antes se comento
:
Recursos
La medida de existencias es la cuantificación del Activo circulante de que se dispone en cada momento (si el sistema de medida así lo permite) o en determinados momentos característicos de la actividad de la empresa: Existencias semanales (las presentes un día determinado y fijo de la semana), mensuales (generalmente en el ultimo día de cada mes), y anuales o del ejercicio contable (en Europa suele ser al 31 de diciembre; en otros ámbitos territoriales depende de la practica contable generalmente admitidas). Se trata, por lo tanto, de una medida absoluta aunque puede relativisarse basándose en medidas medias: existencias medias anuales, mensuales o semanales, por ejemplo.
Las existencias se pueden medir en unidades físicas (lo que hemos denominado precedentemente como "volumen" de los stocks, aunque en la practica puede tratarse de unidades de volumen propiamente dicho, de peso o unidades discretas), o en unidades monetarias (dólares, euros, pesos ..... ) esta ultima valoración presenta algunos problemas de definición, como ya se expuso al hablar de los costos de los inventarios, por lo que el gestor de los inventarios, sin perder nunca de vista la cuantificación económica de las existencias debe centrar su atención en el control de la cuantificación física.
La medición de los movimientos del circulante, es decir, de las entradas y salidas de materiales, es otro aspecto fundamental del control de inventarios, que requiere por lo general la utilización de herramientas informáticas de apoyo. Al igual que en el caso anterior, esta medición puede realizarse sobre la base de unidades físicas o monetarias, con las mismas limitaciones y necesidades por parte del gestor de inventarios antes expuestas. Las entradas y salidas pueden medirse pedido a pedido, o en términos periódicos: entradas o salidas diarias, semanales, mensuales, o anuales, por ejemplo.
El ratio o tasa de rotación es otra magnitud, en este caso relativa fundamental para el control de los inventarios que relaciona las salidas con las existencias. Se define de la siguiente manera:
Rotación = salidas
Existencias
La rotación se suele medir en términos anuales, situando en el numerador de la expresión anterior las salidas totales del año o ejercicio económico y en el denominador las existencias medidas de dicho periodo. El resultado (por ejemplo, 8,5), significa que para una referencia, familia de productos o total de la empresa, las existencias han rotado durante un año en nuestros almacenes el numero de veces indicado. También pueden medirse las rotaciones mensuales, semanales o diarias, según cuales sean las características de la referencia analizada, pero el ratio de control por excelencia es el de las rotaciones anuales
Además de esta atención sobre el periodo temporal al que se refiere el ratio de rotación, hay que tener un exquisito cuidado con las unidades que se emplean en el numerador y denominador de la anterior expresión. Ambas deben ser simultáneamente físicas o monetarias y con las mismas unidades de medida. El tema es especialmente perverso en el caso de las magnitudes económicas: No es raro medir las salidas a precios de mercado y las existencias a valor de costo, lo que daría una falsa rotación financiera de los stocks.
La inversa (matizada) del ratio de rotación es el ratio o indicador denominado cobertura. La cobertura mide generalmente el numero de días que permiten cubrir las existencias disponibles en cada momento (o las existencias medidas de cierto periodo). La expresión clásica de este indicador es la siguiente:
Cobertura = Existencias X 365
Salidas (anuales)
El resultado de la aplicación de este ratio será un numero de "días de stock" (por ejemplo: 23,7) que nos indica que las existencias disponibles en ese momento de una determinada referencia o familia de productos permiten cubrir la demanda durante los días indicados. Si en el numerador se colocan las existencias medidas de un cierto periodo (semana, mes, etc.). en lugar de las existencias diarias habrá que ajustar el factor 365 dividiéndolo por el numero de días de que conste dicho periodo. Por lo demás, habrá que prestar la debida atención a la problemática de las unidades en el mismo sentido que se expuso al hablar del ratio de rotación.
Finalmente otra medida que puede ser de interés para el gestor de los inventarios es el grado de utilización o de ocupación de los recursos de que dispone, generalmente de la capacidad de almacenamiento. Es un indicador de carácter eminentemente físico que cabe definir de la siguiente manera:
Utilización = Existencias
Capacidad
Para una referencia determinada si en el numerador de la anterior expresión se sitúan las existencias medias anuales y en el denominador la capacidad dedicada a dicha referencia, el grado de utilización optimo seria el 50%, ya que eso significa que no ha ingresado durante el año analizado un nuevo pedido en el almacén, hasta que se han agotado las existencias de las que disponíamos. Si el valor del índice, es superior a 0,50 ello nos indica que hemos mantenido algún otro tipo de inventarios en el almacén además de los estrictamente necesarios bajo el punto de vista logístico: por ejemplo, stocks de seguridad, stocks estratégicos, o stocks especulativos.
Si el análisis se extiende a múltiples referencias y no existen en los almacenes capacidades dedicadas a un solo producto, sino que la capacidad es compartida, el indicador es menos potente, ya que un grado de utilización superior al 50% puede deberse a los efectos ajenos a la pura logística antes descritos, o a una gestión cuidadosa del almacén, en la que se aprovechan vacíos generados por salidas de una cierta referencia para ubicar otras referencias que ene se momento están entrando.
CLASIFICACION DE LOS MATERIALES
El Hecho de clasificar los materiales que forman parte de nuestros inventarios es una practica usual que tiene por objetivo limitar las actividades de planificación y control a un cierto numero de referencias, las más importantes. Cuando en un inventario existen millares de referencias es muy difícil que se puedan extender dichas actividades a todas ellas y es necesario asignar de forma optima la capacidad real de gestión.
La clasificación de los materiales se suele abordar sobre la base de los dos siguientes criterios:
Salidas ( en unidades monetarias )
Rotación
La clasificación por salidas es la mas extendida, y agrupa los artículos en la conocida clasificación "ABC", aveces denominada "XYZ" para no confundir las siglas anteriores con el concepto "Activities Based Costs", de uso generalizado en los últimos tiempos.
La clasificación "ABC" se basa en la conocida Ley de Pareto, y diferencia los artículos entre los importantes y escasos (categoría A) y los numerosos y triviales (categoría C), con un grupo intermedio que no participa que ninguna de ambas denominaciones ( categoría B). Es clásico considerar las siguientes agrupaciones de los artículos:
TIPO A: 20% de las referencias 80% del valor
TIPO B: 30% de las referencias 15% del valor
TIPO C: 50% de las referencias 05% del valor
Si manejamos muchas referencias, la clasificación que hagamos atendiendo al valor de las salidas, y al numero de los artículos de que se dispone no difiriera excesivamente de la tabla indicada. La gestión "fina" de los inventarios deberá ir avanzando desde la categoría A hacia las categorías B y C, en función de las posibilidades reales que tengamos.
La clasificación de acuerdo con el incide de rotación esta menos definida con carácter general que la anterior, dependiendo de las características de cada empresa. Agrupa los artículos en la serie de categorías de mayor a menor rotación, de acuerdo con las siguientes o parecidas denominaciones:
o Artículos de alta rotación
o Artículos de rotación normal
o Artículos de baja rotación
o Artículos obsoletos
Esta claro que los artículos obsoletos son los de índice de rotación extremadamente bajo, próximo a cero, pero el resto de la clasificación dependerá de las practicas habituales de cada empresa. Así mismo, esta clasificación, para que realmente sea útil, habrá que segmentarla en los tres tipos fundamentales de stock siguientes:
o Materias primas y componentes
o Material en curso
o Productos terminados
Por otra parte, así como en la anterior clasificación ABC, por salidas estaba claro que dábamos preferencia a las referencias de la categoría A frénate a las B y C, en esta nueva clasificación, puede ser importante centrar la atención en los productos de los últimos escalones con preferencia a los primeros, para evitar el riesgo de econtrarnos en algún momento con grandes cantidades de productos obsoletos.
En todo caso, un "mix" adecuado de ambas clasificaciones nos permitirían realizar a un buen control de nuestros inventarios adaptándolo a las disponibilidades que tengamos en materia de recursos humanos y herramientas de gestión.
RECUENTO DE STOCKS
El recuento de stocks, actividad fundamental dentro del control de los inventarios, consiste en arbitrar los medios para disponer periódicamente de datos viables de existencias.
Si el gestor de los inventarios cuenta con información en tiempo real y también fiable de los movimientos de las mercancías (entradas y salidas), es relativamente sencillo, contar con datos también en tiempo real de las existencias, ya que:
Existencias (t) = existencias (t-1) + entradas – salidas
Este recuento analítico o virtual de los stocks se basa en que el conocimiento de los movimientos en tiempo real de las mercancías es factible ya que en general se soportan en operaciones contables que generan albaranes o facturas de entradas y salidas fácilmente procesables. Sin embargo, en el caso de los materiales en curso y, en general, de los inventarios internos, no es tan fácil disponer de este tipo de información sobre los movimientos, por lo que el recuento analítico de los stocks presentar algunas.
Adema de esta ultima circunstancia, existen errores de contabilizacion, perdidas de materiales, desperfectos y otras circunstancias que desvirtúan el seguimiento analítico de las existencias y que obligan a efectuar recuentos físicos (no virtuales), de las mercancías para obtener datos utilizables directamente en la gestión o para actualizar periódicamente el valor:
Existencias (t-1)
Que se utilizan para el seguimiento analítico de las existencias en tiempo real.
El recuento físico de stocks que se utiliza habitualmente en la empresa, es el recuento cíclico, que consiste en contar los distintos productos existentes en almacenes de forma periódica (cada día, semana, mes, etc.). La asignación del periodo de recuento a cada producto depende de la importancia que tenga la misma para el gestor de los inventarios en función del lugar que ocupe en alguna de las clasificaciones de materiales expuestas en el anterior apartado 2.3.2. Los artículos clasificados como "A" pueden ser objeto de recuento diario o semanal, mientras que los artículos de la categoría "B" pueden recontarse quincenal o mensualmente, y los del tipo "C" cada bimestre, trimestre, semestre o incluso una sola vez al año.
Para no consumir excesivos recursos humanos en estas operaciones el recuento cíclico de los Stocks se debe materializar en una "lista de recuento" en la que las distintas referencias a recontar se vallan alternando para no tener que efectuar el recuento simultaneo de muchas de ellas. Supongamos, por ejemplo, que tenemos las siguientes referencias.
Tipo "A": Articulo 001 con recuento semanal
Tipo "B": Articulo 002 y 003 con recuento quincenal
Tipo "C": Articulo 004 a 007 con recuento mensual
Las magnitudes objeto de medida las podemos agrupar en las siguientes categorías:
Existencias
Movimientos
Rotación
Cobertura
Y en su caso como antes se comento
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Recursos
La medida de existencias es la cuantificación del Activo circulante de que se dispone en cada momento (si el sistema de medida así lo permite) o en determinados momentos característicos de la actividad de la empresa: Existencias semanales (las presentes un día determinado y fijo de la semana), mensuales (generalmente en el ultimo día de cada mes), y anuales o del ejercicio contable (en Europa suele ser al 31 de diciembre; en otros ámbitos territoriales depende de la practica contable generalmente admitidas). Se trata, por lo tanto, de una medida absoluta aunque puede relativisarse basándose en medidas medias: existencias medias anuales, mensuales o semanales, por ejemplo.
Las existencias se pueden medir en unidades físicas (lo que hemos denominado precedentemente como "volumen" de los stocks, aunque en la practica puede tratarse de unidades de volumen propiamente dicho, de peso o unidades discretas), o en unidades monetarias (dólares, euros, pesos ..... ) esta ultima valoración presenta algunos problemas de definición, como ya se expuso al hablar de los costos de los inventarios, por lo que el gestor de los inventarios, sin perder nunca de vista la cuantificación económica de las existencias debe centrar su atención en el control de la cuantificación física.
La medición de los movimientos del circulante, es decir, de las entradas y salidas de materiales, es otro aspecto fundamental del control de inventarios, que requiere por lo general la utilización de herramientas informáticas de apoyo. Al igual que en el caso anterior, esta medición puede realizarse sobre la base de unidades físicas o monetarias, con las mismas limitaciones y necesidades por parte del gestor de inventarios antes expuestas. Las entradas y salidas pueden medirse pedido a pedido, o en términos periódicos: entradas o salidas diarias, semanales, mensuales, o anuales, por ejemplo.
El ratio o tasa de rotación es otra magnitud, en este caso relativa fundamental para el control de los inventarios que relaciona las salidas con las existencias. Se define de la siguiente manera:
Rotación = salidas
Existencias
La rotación se suele medir en términos anuales, situando en el numerador de la expresión anterior las salidas totales del año o ejercicio económico y en el denominador las existencias medidas de dicho periodo. El resultado (por ejemplo, 8,5), significa que para una referencia, familia de productos o total de la empresa, las existencias han rotado durante un año en nuestros almacenes el numero de veces indicado. También pueden medirse las rotaciones mensuales, semanales o diarias, según cuales sean las características de la referencia analizada, pero el ratio de control por excelencia es el de las rotaciones anuales
Además de esta atención sobre el periodo temporal al que se refiere el ratio de rotación, hay que tener un exquisito cuidado con las unidades que se emplean en el numerador y denominador de la anterior expresión. Ambas deben ser simultáneamente físicas o monetarias y con las mismas unidades de medida. El tema es especialmente perverso en el caso de las magnitudes económicas: No es raro medir las salidas a precios de mercado y las existencias a valor de costo, lo que daría una falsa rotación financiera de los stocks.
La inversa (matizada) del ratio de rotación es el ratio o indicador denominado cobertura. La cobertura mide generalmente el numero de días que permiten cubrir las existencias disponibles en cada momento (o las existencias medidas de cierto periodo). La expresión clásica de este indicador es la siguiente:
Cobertura = Existencias X 365
Salidas (anuales)
El resultado de la aplicación de este ratio será un numero de "días de stock" (por ejemplo: 23,7) que nos indica que las existencias disponibles en ese momento de una determinada referencia o familia de productos permiten cubrir la demanda durante los días indicados. Si en el numerador se colocan las existencias medidas de un cierto periodo (semana, mes, etc.). en lugar de las existencias diarias habrá que ajustar el factor 365 dividiéndolo por el numero de días de que conste dicho periodo. Por lo demás, habrá que prestar la debida atención a la problemática de las unidades en el mismo sentido que se expuso al hablar del ratio de rotación.
Finalmente otra medida que puede ser de interés para el gestor de los inventarios es el grado de utilización o de ocupación de los recursos de que dispone, generalmente de la capacidad de almacenamiento. Es un indicador de carácter eminentemente físico que cabe definir de la siguiente manera:
Utilización = Existencias
Capacidad
Para una referencia determinada si en el numerador de la anterior expresión se sitúan las existencias medias anuales y en el denominador la capacidad dedicada a dicha referencia, el grado de utilización optimo seria el 50%, ya que eso significa que no ha ingresado durante el año analizado un nuevo pedido en el almacén, hasta que se han agotado las existencias de las que disponíamos. Si el valor del índice, es superior a 0,50 ello nos indica que hemos mantenido algún otro tipo de inventarios en el almacén además de los estrictamente necesarios bajo el punto de vista logístico: por ejemplo, stocks de seguridad, stocks estratégicos, o stocks especulativos.
Si el análisis se extiende a múltiples referencias y no existen en los almacenes capacidades dedicadas a un solo producto, sino que la capacidad es compartida, el indicador es menos potente, ya que un grado de utilización superior al 50% puede deberse a los efectos ajenos a la pura logística antes descritos, o a una gestión cuidadosa del almacén, en la que se aprovechan vacíos generados por salidas de una cierta referencia para ubicar otras referencias que ene se momento están entrando.
CLASIFICACION DE LOS MATERIALES
El Hecho de clasificar los materiales que forman parte de nuestros inventarios es una practica usual que tiene por objetivo limitar las actividades de planificación y control a un cierto numero de referencias, las más importantes. Cuando en un inventario existen millares de referencias es muy difícil que se puedan extender dichas actividades a todas ellas y es necesario asignar de forma optima la capacidad real de gestión.
La clasificación de los materiales se suele abordar sobre la base de los dos siguientes criterios:
Salidas ( en unidades monetarias )
Rotación
La clasificación por salidas es la mas extendida, y agrupa los artículos en la conocida clasificación "ABC", aveces denominada "XYZ" para no confundir las siglas anteriores con el concepto "Activities Based Costs", de uso generalizado en los últimos tiempos.
La clasificación "ABC" se basa en la conocida Ley de Pareto, y diferencia los artículos entre los importantes y escasos (categoría A) y los numerosos y triviales (categoría C), con un grupo intermedio que no participa que ninguna de ambas denominaciones ( categoría B). Es clásico considerar las siguientes agrupaciones de los artículos:
TIPO A: 20% de las referencias 80% del valor
TIPO B: 30% de las referencias 15% del valor
TIPO C: 50% de las referencias 05% del valor
Si manejamos muchas referencias, la clasificación que hagamos atendiendo al valor de las salidas, y al numero de los artículos de que se dispone no difiriera excesivamente de la tabla indicada. La gestión "fina" de los inventarios deberá ir avanzando desde la categoría A hacia las categorías B y C, en función de las posibilidades reales que tengamos.
La clasificación de acuerdo con el incide de rotación esta menos definida con carácter general que la anterior, dependiendo de las características de cada empresa. Agrupa los artículos en la serie de categorías de mayor a menor rotación, de acuerdo con las siguientes o parecidas denominaciones:
o Artículos de alta rotación
o Artículos de rotación normal
o Artículos de baja rotación
o Artículos obsoletos
Esta claro que los artículos obsoletos son los de índice de rotación extremadamente bajo, próximo a cero, pero el resto de la clasificación dependerá de las practicas habituales de cada empresa. Así mismo, esta clasificación, para que realmente sea útil, habrá que segmentarla en los tres tipos fundamentales de stock siguientes:
o Materias primas y componentes
o Material en curso
o Productos terminados
Por otra parte, así como en la anterior clasificación ABC, por salidas estaba claro que dábamos preferencia a las referencias de la categoría A frénate a las B y C, en esta nueva clasificación, puede ser importante centrar la atención en los productos de los últimos escalones con preferencia a los primeros, para evitar el riesgo de econtrarnos en algún momento con grandes cantidades de productos obsoletos.
En todo caso, un "mix" adecuado de ambas clasificaciones nos permitirían realizar a un buen control de nuestros inventarios adaptándolo a las disponibilidades que tengamos en materia de recursos humanos y herramientas de gestión.
RECUENTO DE STOCKS
El recuento de stocks, actividad fundamental dentro del control de los inventarios, consiste en arbitrar los medios para disponer periódicamente de datos viables de existencias.
Si el gestor de los inventarios cuenta con información en tiempo real y también fiable de los movimientos de las mercancías (entradas y salidas), es relativamente sencillo, contar con datos también en tiempo real de las existencias, ya que:
Existencias (t) = existencias (t-1) + entradas – salidas
Este recuento analítico o virtual de los stocks se basa en que el conocimiento de los movimientos en tiempo real de las mercancías es factible ya que en general se soportan en operaciones contables que generan albaranes o facturas de entradas y salidas fácilmente procesables. Sin embargo, en el caso de los materiales en curso y, en general, de los inventarios internos, no es tan fácil disponer de este tipo de información sobre los movimientos, por lo que el recuento analítico de los stocks presentar algunas.
Adema de esta ultima circunstancia, existen errores de contabilizacion, perdidas de materiales, desperfectos y otras circunstancias que desvirtúan el seguimiento analítico de las existencias y que obligan a efectuar recuentos físicos (no virtuales), de las mercancías para obtener datos utilizables directamente en la gestión o para actualizar periódicamente el valor:
Existencias (t-1)
Que se utilizan para el seguimiento analítico de las existencias en tiempo real.
El recuento físico de stocks que se utiliza habitualmente en la empresa, es el recuento cíclico, que consiste en contar los distintos productos existentes en almacenes de forma periódica (cada día, semana, mes, etc.). La asignación del periodo de recuento a cada producto depende de la importancia que tenga la misma para el gestor de los inventarios en función del lugar que ocupe en alguna de las clasificaciones de materiales expuestas en el anterior apartado 2.3.2. Los artículos clasificados como "A" pueden ser objeto de recuento diario o semanal, mientras que los artículos de la categoría "B" pueden recontarse quincenal o mensualmente, y los del tipo "C" cada bimestre, trimestre, semestre o incluso una sola vez al año.
Para no consumir excesivos recursos humanos en estas operaciones el recuento cíclico de los Stocks se debe materializar en una "lista de recuento" en la que las distintas referencias a recontar se vallan alternando para no tener que efectuar el recuento simultaneo de muchas de ellas. Supongamos, por ejemplo, que tenemos las siguientes referencias.
Tipo "A": Articulo 001 con recuento semanal
Tipo "B": Articulo 002 y 003 con recuento quincenal
Tipo "C": Articulo 004 a 007 con recuento mensual
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